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RFID助力电子档案信息化管理更高效管控

作者:深圳市捷通科技有限公司 来源:企业官网 2019-08-29 09:16:12

摘要:档案是一个单位知识资源的核心部分,也是知识资源管理的最基础部分。RFID电子档案信息化管理更高效管控。

关键词:RFID[2494篇]  电子档案[1篇]  

随着计算机和网络的大量应用,大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解决的问题,而知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分,也是单位信息管理的基础,是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分,也是知识资源管理的最基础部分。RFID电子档案信息化管理更高效管控。

因此,要实现单位的知识资源的管理,首先要做好电子档案的管理,才能以档案管理为核心和基础,逐步扩大和延伸管理范围,最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。

根据各行各业管理需要针对电子档案监控管理构建一个公共的,独立与应用的档案管理信息化平台,以支撑各类业务所涉及的,实体和虚拟的档案信息化管理,从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。由于RFID采用的是无线射频认别原理,它可以工作于各种恶劣的工作环境,可以穿透一定的障碍物识别,穿透性好;它还可以识别运动中的文件,且可以批量识别;RFID标签还可以反复擦写数据信息,标签可以重复利用。RFID标签内信息快速的上传到企业信息系统进行综合管理,可以避免人工操作可能发生的错误。采用RFID技术可对文件档案进行固定的信息查询与移动信息查询、还可通过平台管理,读取档案全部信息。

电子档案特点具有信息的非人工识读性;信息存储的高密度性;信息与载体之间的可分离性;多种信息媒体的继承性了。档案管理信息化平台实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。纸质档案的信息化管理是以电子影像技术为支撑,将纸质档案转化为电子信息进行管理。电子信息的档案化管理是把应用系统的电子信息进行凭证化处理后,形成电子档案,将电子信息从应用系统中独立出来,形成用应用无关的,不可抵赖的,能够直接阅读的带样式的文档。为电子档案管理搭建一个公共支撑环境,为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑,实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理,转化为统一的入口文件,形成电子档案的最小粒度“件”,以统一的格式进行存储,并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。对采集的电子资料“件”进行统一管理。根据档案管理的相关规定,采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

使用产品化的流程管理工具,实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径,满足流程变化时,操作人员能够自行通过平台新增或修改流程,并能够根据业务需要,为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。以搭建统一的电子档案管理平台为主,并在其上加载较规范的档案管理业务(如公文档案),实现所有的操作人员能够在同一个平台上,对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载,使业务人员能够仅使用平台提供的工具,就可以实现其它业务电子档案(如人事档案、财务档案等)的添加及修改。

实现电子档案的可靠性、安全性管理。一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志,并根据不同的级别和权限进行访问控制。

档案资料是一种重要的信息资源,档案管理工作非常重要,通过不断完善档案管理机制,发挥档案管理作为无形资产在企业管理的关键性作用。作为构建“物联网” 的关键核心技术之一,RFID技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了助推作用。

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