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档案局应用案例

作者:杭州紫钺科技有限公司 来源:RFID世界网 2018-07-27 10:09:49

摘要:人们总是希望在需要一份资料的时候,能快速的查找到它,但在档案管理馆、企事业单位档案管理处,经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中,起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象,而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

关键词:档案管理[5篇]  RFID[2298篇]  

 

  一、项目背景

  人们总是希望在需要一份资料的时候,能快速的查找到它,但在档案管理馆、企事业单位档案管理处,经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中,起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象,而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

 

  1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

  传统方式下,档案入馆后先需进行分类、排序,并去装订,然后由人工撰写档案盒的相关信息,最后手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间,导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外,档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动,手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。

  1.2档案存放次序较易被打乱

  虽然档案一般都分类存放,但是在档案存取过程中,由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误,档案存放的次序难免被打乱,造成档案存放无序,查找困难。

  1.3 档案查阅耗时长

  随着档案规模与种类越来越庞大,要查找某一档案时,先由管理员找到存放该类型档案的档案架,再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置,查找起来就好比海底捞针,需要将所有的档案筛选一遍。

  1.4 档案的盘点操作不科学

  由于档案数量众多,且档案材料都封装在档案盒内,因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同,这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点,那将是一项十分庞大的工程。

  1.5 对失效档案的管理滞后

  有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此,超过有效期限的档案是没有任何价值的,需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是,由于传统管理模式下档案盘点工作的困难,管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切,使得失效档案不能被及时发现和处理。因此,很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上,形成大量冗余档案,给档案管理工作带来额外负荷和成本。

  鉴于这种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。为了解决以上问题,档案局采用先进的RFID技术来解决以上问题,同时增加了防盗功能。

  二、按照总体计划安排,项目实施过程如下:

  2.1 需求调研与分析阶段

  2011年6月,相关专业技术人员,到太仓档案局了解具体业务需求,根据档案局的管理现状,并对档案管理深入分析,形成一致的需求分析报告;

  2.2 项目实施阶段

  2011年7月-12月为项目实施阶段,主要分为软件开发以及硬件调试阶段:

  软件开发

  从档案实时追踪系统的建设内容来看,本系统主要建设主要内容包括下列几五个部分:

  RFID监控管理子系统、实时监视服务子系统、大屏幕展示子系统,手持终端子系统,短信通知子系统。

  1.)RFID监控管理中心子系统

  系统的主要部分操作核心数据库的建立,用户权限菜单管理,电子标签管理,档案出入库管理,监控管理,报表统计管理,实时桌面报警,及其他信息的管理。

  2.)实时监控服务子系统

  主要提供如电子标签的创建,注销,建立档案状态统计功能,实现档案在库、利用率、异常率等相关统计主要提供了对档案实体进出库,进出馆的跳踪与监视,进行合法性检查,并将错误通知其它子系统。

  3.)手持终端子系统

  主要提供了对库房档案架上信息采集功能。

  4.)短信通知子系统

  主要提供了短信发送功能。如异常警报的提醒和催档的提醒短信。

  5.)大屏幕子系统

  主要用来显示实时监控状态,摄像头监视情况,档案的借阅状况和统计显示器还有如日期温湿度等辅助信息。

2

  通道设计

  通道方案的设计是在现场勘查后设计的,首先先介绍下四个通道的情况,在前面也介绍过通道主要分为两种类型:档案室小门(三个)、档案局大厅大门(一个):当时两种类型的门各都提供了两种方案来供档案局领导选择:

  大门两种设计方案

  大门尺寸介绍

  ◊ 门框上方大理石宽度:65cm

  ◊ 门两旁大理石宽度:80cm

  ◊ 门有四扇:一共408cm,每扇玻璃门宽度大概100cm

  ◊ 四扇门两边玻璃宽度:115cm

  读写器和laird天线安装在大理石下面,需要固定(椭圆为覆盖区域),天线外面装修成灯罩的形式,为白色的巧克力板:

  小门两种设计方案(三个门的尺寸一致)

  方案二:读写器和laird天线安装在天花板下面(定制为盒子形状,椭圆为覆盖区域)):

  硬件安装

  现场实施考虑的因素比较多,需要考虑走线、接电、读写器固定、天线的固定以及设备的调试等多种因素。

  项目实施中很重要的环节就覆盖范围的测试,因此很重要的一点就是天线方位的确定。根据设计小门天线是安装在天花板之上,大门的设计是安装在大理石的门框下面,本次太仓档案局项目中天线的采用laird天线.

  ◊ 档案局小门安装及调试情况

  小门天线采用支架固定,支架安装在抱箍上面,抱箍的长度为1m,天线的安装可以在抱箍的位置可以根据需要移动,在抱箍上打孔,如下图:

  抱箍的图片

  抱箍安装后的效果(由于天花板比较黑):

  现场抱箍安装的图片

  天花板上安装场景

  分析:虽然现场的三个小门的大小都一样,理论情况都是一样的,但是周边的环境不一样,由于无线电波受环境的影响比较大,其中一个门旁边没有档案柜,现场调试比较简单,覆盖效果比较好,旁边有档案柜的另外两个门就比较复杂,现场要保证柜子旁边的标签读不到,下面以一个小门为列,如下图:

  门与档案柜的距离很近(2m)

  安装情况:在现场把天线安装在抱箍上,天线离墙的距离为1m,两个天线之间的距离为50cm,天线与水平方向的角度大概为30度,如下面的平面图:

  测试情况:读写器功率设置32.5dbm,灵敏度设置为默认-70dbm,测试效果良好,门下面信号很好,没有盲区,在门内离门1m的位置没有信号,在门外,如果关上门就读不到标签,满足客户的要求。

  ◊ 档案局大门安装及测试

  大门天线的安装是装在大理石的门框下面,用木板固定在天花板下面,然后把天线固定在木板下面,最后再盖上有机盖子,天线方向与水平方向角度为0度,现场实际安装了四个天线。

  固定天线的灯罩

有机巧克力盖子

  测试情况:读写器功率可以设置为30-32.5dbm之间,灵敏度默认为为-70,测试情况良好,无盲区。

  2.3 系统运行阶段

  2011年12月,完成系统优化调整与提升、关键用户联合测试、用户培训、正式上线。

  三、 应用价值

  本方案采用远距离RFID射频识别技术及网络信息技术对太仓档案局档案进行智能化、信息化管理,实现自动记录和追踪出入库,出入馆,归档状态等功能。

  分布式的操作与实时监控管理;读写器的自动读取与跟踪档案状态,归档,自动识别,更能高效地完成各种业务操作,提升效率及价值,实现了安全管理档仓库,防止恶意破坏等违法行为。

  稳定成熟的三层架构。系统采用了业界成熟的三层架构做为整体方案的技术框架,并对其进行了扩展,采用三层架构可以降低层与层之间的依赖;有利于标准化;有利于各层逻辑的复用,层与层之间提供了相应的的接口,当应用系统的业务或功能需求等发生变化时,可以通过简单对相应层的修改或增加来实现功能扩展。

  软件实用性高,易理解。一方面软件根据业务部门的实际需求定制而成,没有花俏而不实在的功能,简单明了,不需要复杂的专业技术和特别的培训就能上手.另一方面软件的界面与操作方式与用户熟悉的Windows操作界面高度接近,给用户的亲切感。

  配置性高,定制化能力强。系统拥有很强的用户定制和个性化设置能力,对于很多用户个性化设置,和业务流程的变化不需要修改程序,只需对软件进行简单的配置即可实现。

  易维护,重用性高,灵活性强。系统根据高内聚低耦合原则进行模块划分。每个模块由相关性很强的业务的组成,而模块与模块之间,尽可能的使其独立存在,当应用系统的业务或功能需求等发生变化时,可以通过简单对相应模块的修改或增加并且不会影响到其他无关联来业务的模块,来实现功能扩展。

  完善的安全保障体系。根据系统整体的安全需求,统一规划安全保障体系,解决用户管理,分级,授权,论证。系统提供灵活的定制用户组功能,方便灵活的分组授权管理功能,

  充分根据业务需求,满足因组织结构,人员,业务流程调整等原因造成的安全管理问题。系统对如密码等敏感信息加密,进一步完善了系统安全性。

  标准化设计。遵循标准化原则,整个方案符合档案的相关标准和规范要求,采用的WebService技术,便于与其他系统的交互与无缝集成。

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