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台中市政府采用RFID技术管理大型档案资料

作者:NEC中国 来源:RFID世界网 2010-08-24 11:29:47

摘要:NEC于2009年协助台中市政府行政处档案科导入无线辨识档案管理安全管控系统,利用无线射频辨识技术( Radio Frequency IDentification,以下简称RFID技术),开发档案管理安全管控系统,以提升档案管理效率。

关键词:NEC[6篇]  文档管理[2篇]  资料追踪[0篇]  

      导入背景

      NEC于2007年在经济部RFID公领域推动办公室主导之“应用概念验证”计划中,配合工业技术研究院于台中市政府进行“公文档案RFID应用概念验证计划”,了解档案管理的种种问题,以RFID技术进行相关验证测试工作,获得良好效果。2009年协助台中市政府行政处档案科导入无线辨识档案管理安全管控系统,利用无线射频辨识技术( Radio Frequency IDentification,以下简称RFID技术),开发档案管理安全管控系统,以提升档案管理效率。

      导入成果

       利用RFID技术进行盘点,平均每份卷夹仅需约0.5秒,盘点10,000份需要5000秒,相当于1.3小时,效率优于人工盘点,更可减低人为判断疏失,大幅提升盘点效率及正确性。 

      当档案卷夹未归于正确架位时,以RFID快速扫瞄,实时搜寻错置卷夹。 

      依保存年限来规划架位,可将档案柜空间作最有效运用,降低购买档案柜之需求,节省空间。

      NEC的提案

      采用高频(High Frequency,13.56Mhz)的RFID标签,将档案库房的每一本卷夹的编号写入卷标,并将卷标贴到卷夹的内页上。 

      系统计算机内已建有卷夹编号的数据库,可将数据库内容以有线或无线方式下载到手持延长天线及可背负式的读取器(以下简称为手持清查读取器)内,持手持清查读取器到档案库房,可以进行快速的档案清查盘点、调阅及到期销毁等作业。 

      导入背景

      台湾设有档案管理部门的政府机关、机构与公立学校有7,000多个单位,每年产生约3亿多份档案文件,需要花费许多人力在档案清查、调案与过期销毁等作业上。当调阅的文件归还放错位置时,就必需耗费大量人力寻找。

      NEC于2009年协助台中市政府档案管理局导入「无线辨识档案管理安全管控系统」,利用RFID技术,开发档案管理安全管控系统,以提升档案管理效率。

      导入过程 

      档案管理作业中包括档案点收、编目成卷夹、入库上架、清查盘点、档案调阅及到期销毁。由于历年来的档案卷夹数量庞大,在定期清查盘点及到期销毁等作业上需要耗费许多时间与人力。

      NEC为台中市政府采用高频(High Frequency,13.56Mhz)的RFID标签。将档案库房的每一本卷夹的编号写入卷标,并将卷标贴到卷夹的内页上。系统计算机内已建有卷夹编号的数据库,可将数据库内容以有线或无线方式下载到手持清查读取器内,持手持清查读取器到档案库房,即可快速进行的档案清查盘点、调阅及到期销毁等作业。在档案架上也贴有标签,以手持清查读取器读取架上的卷标时,可以迅速显示出该架上的所有卷夹清单,以进行清查盘点作业。

      由于卷夹为按照编号的顺序排列,本系统依此特性,特别设计顺序读取之功能。在清查过程中,如果有遗漏的卷夹,系统会立即发出提醒的声音,以提醒清查人员立即注意。因此盘点人员不需全部盘点完毕,就可知道有哪些卷夹尚未读取到。

系统概要图硬件架构
 

软件架构


      档案库房的出口处将设置一台固定式RFID读取器,凡是出入库房的卷夹均在此读取器上感应。

手持式清查读取器

      导入成果及今后展望

      过去以人工进行盘点,平均每份卷夹需要约10秒,盘点10,000份需要100,000秒,相当于27.7小时;以RFID技术进行盘点,平均每份卷夹仅需约0.5秒,盘点10,000份需要5000秒,相当于1.3小时,效率是人工盘点的20倍。更可免除人为判断疏失,大幅提升盘点之正确性。

      另外,当档案卷夹未依规定置于正确架位时,必须以人工方式逐册清点;以RFID快速扫瞄,就可实时查知错置卷夹。此外,依卷夹的保存年限来规划架位,可将档案柜空间有效运用,节省空间;甚至配合销毁作业,也可大幅降低卷夹搬移作业之需求与费用。

      目前作业已完成第一阶段,未来将为台中市政府规划更完善的整体建置,包含显示卷夹存放位置之功能,依档案单就可显示出库房内卷夹的位置;并且加强库房出入之安全性,计划在库房门口整合RFID与脸部辨识系统,作业人员需使用员工识别的RFID卡或输入密码,配合脸部辨识,确认其身份之后才可进入库房;以及加装RFID安全门:若未照正常程序登记档案卷夹的调阅,卷夹经过出口时将被侦测到而发出警告。脸部辨识与安全门已达到零接触的设计,将在无形中为安全控管着实把关。

      NEC系统负责人的话 台湾NEC政府第一SI营业部郑乔松副理表示,RFID的应用已是全世界的趋势,不论是在政府、金融、制造、医疗、交通、半导体等相关产业,均积极的思考导入RFID以为公司带来更大的效益(如节省人力、增加精确度等)。目前国外先进国家也有一些RFID档案管理建置实例,NEC协助台中市政府建置无线辨识档案管理安全管控系统,对于台湾各单位档案管理作业流程改善作业效率将是一大创新且影响至巨。相信将来台湾很多的单位会逐渐的导入RFID档案管理系统,以提供民众更优质的服务。

 

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